No dinâmico cenário das operações comerciais modernas, a implementação de um ERP tornou-se essencial para empresas que buscam eficiência operacional, simplificação de processos e decisões baseadas em dados. Tanto que, atualmente, cerca de 90% das médias e grandes empresas no Brasil utilizam algum tipo de ERP.
A migração desses sistemas para a nuvem oferece às empresas recursos inéditos de escalabilidade, flexibilidade e acessibilidade. Contudo, para que a implementação de um ERP seja bem-sucedida, é necessário enfrentar uma série de etapas que exigirão um planejamento minucioso e o uso de soluções estratégicas.
Desafios para a implementação de um ERP
Os sistemas ERP desempenham um papel importante no ambiente corporativo atual, pois oferecem uma plataforma centralizada que melhora o rastreamento e a gestão de diversos processos. O ERP, geralmente, funciona como uma “única fonte de verdade” para os diferentes setores em uma organização, eliminando silos de dados e garantindo acesso ágil e seguro a informações essenciais e atualizadas.
A implementação de um ERP é um processo complexo que transforma a operação de uma empresa. Isso inclui a migração de dados, o treinamento de funcionários e a configuração de um novo sistema. E, embora os benefícios sejam muitos, a taxa de falhas na implementação é alta, podendo superar os 70% segundo o Gartner.
Diante desse cenário, é fundamental que as empresas compreendam os desafios desse processo e adotem estratégias eficazes para superá-los:
Planejamento do projeto
O sucesso na implementação de um ERP depende de um planejamento cuidadoso. Apressar essa etapa pode resultar em atrasos, custos excessivos e falhas na adoção da plataforma.
A falta de clareza sobre objetivos e prioridades, somada a avaliações inadequadas dos processos e necessidades da empresa, é apenas o começo de uma implementação mal executada. Esses problemas se agravam ainda mais quando os usuários, que conhecem os fluxos de trabalho e requisitos operacionais, não são envolvidos desde o início.
Para garantir uma implementação eficiente, é essencial definir um plano detalhado com marcos, prazos e estratégias de contingência, além de alocar os recursos necessários e engajar os usuários ao longo de todo o processo.
Gerenciamento de dados
A qualidade dos dados é um dos principais desafios na implementação de um ERP. Informações inconsistentes, imprecisas ou incompletas podem afetar o desempenho do sistema e gerar problemas de conformidade.
Para garantir dados confiáveis, é essencial realizar uma auditoria prévia para identificar falhas, redundâncias e inconsistências. Antes da migração, esses dados também devem ser padronizados e limpos para garantir a precisão e uniformidade.
A implementação de sistemas ERP exige que uma estrutura de governança de dados seja estabelecida para monitorar e gerenciar continuamente as informações da empresa.
Gestão de mudanças
A implementação de um ERP provoca mudanças significativas nos processos e na operação da empresa, muitas vezes gerando resistência por parte dos usuários. Isso pode ocorrer devido ao medo de substituição pela tecnologia, dificuldade de abandonar sistemas conhecidos, desconforto com novos fluxos de trabalho ou pela sensação de exclusão das decisões.
Para minimizar essa resistência e garantir uma adoção eficaz, é essencial envolver os funcionários desde o início do processo. A comunicação clara sobre os benefícios dos sistemas ERP, aliada a uma estratégia de suporte para esclarecer dúvidas e enfrentar desafios, ajuda a reduzir inseguranças e facilita a transição para o novo sistema.
Uso dos recursos do ERP
A falta de treinamento adequado, documentação insuficiente e poucos recursos de aprendizado podem dificultar a compreensão do ERP, resultando em erros de configuração e baixa adesão ao sistema. Além disso, personalizações excessivas podem tornar o uso de certos recursos complexo, levando os usuários a evitá-los.
Para garantir que a plataforma atenda às necessidades do negócio, é essencial envolver os usuários na escolha dos recursos. Investir em treinamentos fornecidos pelo fornecedor do ERP também ajuda na capacitação e no melhor aproveitamento do sistema.
Além disso, monitorar o uso da plataforma permite identificar funcionalidades subutilizadas, entender as razões por trás disso e explorar recursos avançados, garantindo que a solução continue otimizando a operação da empresa.
Seleção de fornecedores
Focar apenas nos custos ou na reputação do fornecedor, sem avaliar a adequação da plataforma às necessidades da empresa, pode comprometer a implementação de um ERP. Um fornecedor especializado em gestão financeira, por exemplo, pode não ser a melhor escolha para uma empresa que precisa integrar um sistema de PDV. Além disso, a falta de transparência sobre o suporte, escalabilidade e histórico de implementações bem-sucedidas pode gerar dificuldades no processo.
Para garantir que o ERP esteja alinhado às demandas do negócio, é essencial escolher um fornecedor com experiência no setor, conhecimento técnico sólido e suporte pós-implementação eficaz. Buscar referências e conversar com clientes atuais ajuda a avaliar o desempenho do fornecedor e garantir a adoção de uma solução escalável e flexível para o futuro.
Custos inesperados
Ignorar os custos pós-implementação pode comprometer o orçamento e afetar a rentabilidade da empresa. Essas despesas incluem licenciamento, assinaturas, atualizações, integrações, personalização, suporte e treinamento.
Para evitar imprevistos, é essencial estimar detalhadamente os custos, calcular o custo total de propriedade (TCO) e reservar de 10% a 15% do orçamento para gastos inesperados. Além disso, negociar contratos de suporte flexíveis, monitorar o uso do sistema para eliminar gastos desnecessários e planejar atualizações futuras de hardware e software ajudam a otimizar investimentos e evitar surpresas financeiras.
Escalabilidade futura
À medida que os negócios crescem, as demandas operacionais se tornam mais complexas, e sistemas desatualizados podem se tornar um obstáculo em vez de impulsionar a eficiência. Um ERP sem capacidade de escalabilidade pode gerar gargalos, dificultar inovações, comprometer fluxos de trabalho e exigir migrações dispendiosas.
Por isso, é essencial realizar a implementação de um sistema escalável, capaz de acompanhar a evolução da empresa. A solução deve ter uma arquitetura flexível, que permita integrar novas funcionalidades e alinhar recursos às metas de longo prazo da organização.
Torne a implementação de um ERP um sucesso
Uma transição bem-sucedida para um novo ERP é essencial para a empresa aproveitar todo o seu potencial, mas esse processo pode trazer desafios.
Com a Okser, sua empresa conta com uma equipe especializada para garantir uma implementação eficiente, desde o planejamento e migração de dados até a configuração e adoção pelos usuários. Nosso suporte estratégico assegura que sua operação se torne mais produtiva e otimizada, maximizando o retorno do seu investimento. Entre em contato e descubra como podemos ajudar.
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