O ERP é uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações do negócio.
Resumidamente é um software que integra todos os dados e processos de uma organização em um único sistema de informação.
Confira abaixo 12 motivos para a implementação de um sistema ERP na sua empresa:
1. A empresa cresceu e agora?
Quando a empresa começa a dar seus primeiros sinais de grandeza, é a partir daí que tudo começa a se complicar. A maioria dos gestores não dá conta dos ajustes internos necessários para acompanhar o crescimento, pelo fato de estarem acostumados às rotinas de produtividade do passado e, que muitas vezes não atendem ou não resolvem como antes. Para auxiliar o empresário nesse momento é preciso automação interna gerenciado por um sistema ERP.
Outro sinal é em relação as informações que estão em formatos não-digitais, são os famosos caderninhos, cadernetas, post-its e afins. Ainda que sejam do hábito comum, são prejudiciais para o fluxo de dados digitais da corporação.
2. O software atual não supre a necessidade da empresa
Pegando carona no tópico anterior, quando uma empresa cresce e na ausência de um sistema ERP, é muito provável que o fluxo interno de informações já comece a dar sinais de fraqueza (falhas). Não estamos falando de erros produzidos por um programa defeituoso, mas sim de falhas em relação a consistência de dados, causadas pela falta de processos e de cruzamento de informações nas diversas pontas.
A adoção de um ERP dá adeus a softwares que funcionam de maneira isolada e de baixa confiabilidade e garante a integridade dos dados.
3. Mudou o modelo de negócio?
O mercado está cada vez mais competitivo e por consequência dinâmico. Não incomum, um modelo de negócio iniciado, pode ser alterado no futuro para atender as novas exigências de um mercado que requer adaptações às constantes mudanças.
Não se preocupe! O ERP pode ser customizado, escalável e atender a diferentes modelos de negócio. Frequentemente pode acompanhar as mudanças de rumo de uma empresa sem abandono da base de software.
4. A planilha não funciona mais?
Na verdade a planilha funciona muito bem. Você consegue fazer a inserção de dados de maneira simplificada, gerar gráficos, com baixo custo de implementação, não requer grandes habilidades e é possível ensinar as pessoas a utilizar o básico em pouco tempo.
Toda essa maravilha porém tem um período de vida útil e esse dia vai chegar quando você tiver de manipular mais de 2 dígitos de informações na semana. Além disso, por mais que a sua planilha esteja disponível no servidor para que os demais funcionários tenham acesso, ainda assim, você terá problemas de acessibilidade (quando mais de uma pessoa acessar ao mesmo tempo) sem contar com a perda de produtividade inerentes do modelo organizacional da planilha.
O ERP trabalha com dados em banco de dados e podem ser lidos em paralelo sem prejudicar o ACL (acessibilidade), permitir o acesso simultâneo e a centralização dos dados. Além disso um banco de dados suporta um volume de dados incomparável em relação a uma simples planilha.
5. Segurança das Informações
Esse é um tópico delicado, pois segurança é uma questão muito abrangente e principalmente relacionada a processos e dados, mas nesse caso especifico, estamos comparando com cenários de informações descentralizadas, sem padronização e falta de controle na entrada de dados.
Uma grande vantagem do ERP é o ACL, um recurso que garante privilégios de acesso às esferas de informações. Como as informações são armazenadas em um mesmo banco de dados (centralizado), podemos especificar quais usuários ou grupos de usuários podem acessar e editar determinada informação, ao mesmo tempo, sem prejudicar a acessibilidade. A centralização de dados e o ACL são dois pilares fundamentais para segurança da informação.
6. Necessita de todas as informações possíveis?
Para ser manter um crescimento contínuo e sustentável é necessário que todas as áreas e informações da empresa estejam integradas. Respostas ágeis e precisas proporcionam uma melhor tomada de decisão, garantindo rapidez e assertividade nas ações. Um sistema ERP pode proporcionar informações adequadas aos gestores.
7. Preciso aumentar as vendas
Para vender mais você vai precisar de 3 itens que um ERP pode proporcionar: Informações centralizadas, organizadas e (principalmente) cruzadas.
O ERP vai ajudar o departamento comercial nas tomadas de decisões, oferecendo por exemplo um fluxo de oportunidades baseado em “contatos” e no histórico de interações entre eles. Um bom vendedor sempre deixa tudo registrado e um próximo evento agendado com o contato antes de finalizar a atual conversa.
Nesse caso especifico o ERP vai ajudar a trazer o histórico de atividades e anotações relevantes sobre o cliente e suas necessidades, pode inclusive agendar tarefas para o futuro e garantir que a comunicação ocorra de maneira satisfatória.
O departamento comercial pode ter acesso direto a outros departamentos como por exemplo checar disponibilidade de estoque, de equipe e material de apoio aos produtos/serviços e trocar informações com outras áreas da empresa com agilidade e praticidade.
O aumento nas vendas é um reflexo direto das boas práticas de uso de uma plataforma ERP, facilitando inclusive o processo com mobilidade.
8. Automatize trabalhos manuais e ganhe na escala
Primeiro passo é identificar as informações que são geradas fora do padrão digital (lápis e papel por exemplo), já que estamos falando de um sistema para computadores e afins, precisamos falar na mesma linguagem e tratar de digitalizar as informações.
As vantagens podem ser refletidas no ganho de escala em uma aplicação específica e em outras áreas, uma vez que a informação está em meio digital ela pode ser reutilizada em “n” processos, relatórios, cruzamentos, onde cada pedaço de informação pode ou não estar ligado a outras. Dentre os benefícios podemos citar a confiabilidade de dados, ou seja, o sistema não apresentará dados incoerentes ou divergentes, pois utiliza uma única base de dados centralizada.
9. Obter vantagem com precisão e velocidade de dados
A precisão é fundamental para o sucesso de uma empresa, afinal, estratégias e decisões serão tomadas com base em informações e isso requer fidelidade dos dados. A velocidade também tem sua importância, pois de nada adianta ter um dado íntegro se o acesso a essa informação está prejudicado pelo fator tempo.
O ERP, principalmente por conta da integração dos departamentos, faz com que você tenha as informações de toda a esfera organizacional em tempo real, ou seja, a poucos cliques. Nesse quesito, a vantagem pode parecer meio óbvia, mas a ausência de um ERP é que traz uma grande desvantagem em relação a um concorrente que faça uso de um.
10. Como posso integrar os departamentos?
Geralmente cada uma das áreas da empresa é dividida em subdepartamentos, para facilitar a organização dos dados e do processo de inserção do mesmo. Por exemplo, as operações financeiras de uma empresa podem ser separadas por módulos, como: contas a pagar, pagamento escritural, contas a receber, cobrança escritural, planejamento financeiro, jurídico financeiro, bancos e fluxo de caixa. Todos os itens estão internamente interligados entre eles, mas os acessos de inserção de informações ficam separados por módulos que na maioria das vezes, correspondem ao tipo de usuário que irá acessar aquele módulo ou grupo de informações. O ERP permite a integração de todas as áreas da empresa e a centralização dos dados em um banco único, para acesso do CEO ou CFO de forma integrada.
11. E quanto a qualidade das informações internas?
Os benefícios são nítidos em relação ao ganho de tempo (produtividade), no início pode parecer que o ERP burocratiza alguns processos que antes eram manuais, no caderninho, mas com o avançar da cultura de uso do ERP as vantagens serão perceptíveis a todos. Uma informação inserida por um profissional de vendas pode ser reutilizada pelo departamento de suporte, que pode ser analisada pelo diretor e fazer parte do gráfico de desempenho do CEO. Use a imaginação para perceber o fluxo de informações circulando por toda a empresa e a riqueza que isso representa para a melhora da comunicação interna.
12) É possível centralizar as informações?
Sim. Falamos sobre a centralização de dados em quase todos os tópicos pois ela é a premissa de um sistema ERP.
Dentre os resultados benéficos dessa centralização podemos listar:
Se é isso que você procura para a sua empresa, com certeza encontrará em um sistema integrado ERP.
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